Tietosuojaseloste

Asiakasrekisteri
Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.

1. Rekisterinpitäjä
Elämänkaari
Yhteystiedot:

Pitkänlahdenkatu 13

65100 Vaasa

Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa
Elämänkaari / Leila Kärkinen

Pitkänlahdenkatu 13

65100 Vaasa

050 3003222

leila@elamankaari.fi

2. Rekisteröidyt
Toimintaterapian asiakasrekisteriin tallennetaan asiakkaat jotka ovat tai ovat olleet toimintaterapeuttisessa kuntoutuksessa Elämänkaaressa.
Vyöhyketerapia asiakasrekisteriin tallennetaan asiakkaat jotka ovat tai ovat olleet tunnevyöhyketerapiassa Elämänkaaressa.

3. Rekisterin pitämisen peruste ja käyttötarkoitus
Asiakasrekisterin pitämisen peruste:
• Toimintaterapiassa henkilötietojen käsittely on tarpeellista lääketieteellisiä tarkoituksia varten.
• Tunnevyöhyketerapiassa henkilötietojen käsittely perustuu terapeuttiseen asiakassuhteeseen.
Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus
Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat seuraavat:
• Toimintaterapiassa henkilötietoja käsitellään vain lääketieteellisiä tarkoituksia varten.
Kuntoutujan lähettävä taho lähettää kuntoutujan luvalla lääkärin epikriisin ja
erityistyöntekijöiden lausunnot palveluntuottajalle. Henkilötietoja käsitellään asiakkaan
kuntoutuksen eduksi. Asiakkaan luvalla hänen tietojaan, liittyen kuntoutumisprosessiin, käytetään
yhteistyöneuvotteluissa, kokouksissa jotka tukevat asiakkaan kuntoutumisprosessia. Henkilötietoja
käytetään laskuttamiseen Kelan kustantamien asiakkaiden kuntoutuksen osalta ja
potilashallintajärjestelmän kirjauksiin.

• Tunnevyöhyketerapiassa henkilötietoja käytetään asiakkaan ja terapeutin välillä terapian
edistymisen vuoksi. Henkilötietoja käytetään tarvittaessa laskuttamiseen.

4. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot
Toimintaterapian asiakasrekisteri sisältää seuraavat tiedot:
Yhteystiedot
• nimi
• hetu
• osoite
• sähköposti
• puhelinnumero ja mikäli kyseessä alaikäinen, silloin hänen huoltajan puhelinnumero
• terapiatilanteen yhteenveto terapia/reissuvihkoon tai yhteydenpito puhelimitse
• käyntikerran tilastointi potilashallintarekisteriin (Diarium) ja sen kautta KANTA:aan
• laskutustiedot henkilötietoineen potilashallintarekisteriin (Diarium) ja sen kautta KELA, asiakkaan
terveyskeskus (ei henkilötietoa), asiakkaan vakuutusyhtiö, keskussairaala (ei henkilötietoja).
Riippuen siitä mikä kuntoutuksen maksava taho on.
• Kuntoutuksen päätyttyä terapialausunto, joka tallennetaan omaan rekisteriin ja lähetetään ennalta
sovituille kuntoutus/hoitavalle yksikölle.

Tunnevyöhyketerapian asiakasrekisteri sisältää seuraavat tiedot:
Yhteystiedot
• nimi
• syntymäaika
• sähköposti
• puhelinnumero ja mikäli kyseessä alaikäinen, silloin hänen huoltajan puhelinnumero
• käyntikerrasta kirjataan ylös hoitokorttiin hoitotoimenpiteet, kehoreaktiot, keskeiset teemat.
• Maksun yhteydessä asiakkaasta tallennetaan paperinen maksukuitti käteismaksun osalta.
• Pankkikorttimaksun osalta tiliotteeseen tallentuu pankin järjestelmän laatimat numerosarjat.
• Asiakaan maksaessa tilille, tiliotteeseen tallentuu maksajan nimi.

5. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä kirjallisesti osoitteeseen:
Elämänkaari / Leila Kärkinen
Pitkänlahdenkatu 13
65100 Vaasa

Tarkastusoikeus
Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.

Oikeus tietojen oikaisemiseen.
Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.

Vastustamisoikeus
Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

Suoramarkkinointi
Asiakkaan tietoja ei koskaan anneta suoramarkkinointi tarkoitukseen.

Poisto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.
On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on myös velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.
Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html

5. Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakastiedot saadaan säännönmukaisesti:
Toimintaterapian osalta
• asiakkaan hoitavalta taholta asiakkaan suostumuksella.
• Yhteistyötahoilta, joita voi olla esimerkiksi asiakkaan päiväkoti, koulu tai muut hoitavat
terapeutit. Tietojen luovuttaminen edellyttää kuitenkin aina asiakkaan tai hänen huoltajansa lupaa
tietojen luovutukseen.
• Terapiatilanteessa syntynyt tieto .
• KANTA palvelusta. Haku saa koskea vain asiakkaan kuntoutuksen hyödyksi nähtävää hakua, ja haku saa
koskea vain voimassaolevaa hoitosuhdetta.

• Tunnevyöhyketerapiassa asiakkaalta itseltään asiakassuhteen aikana.

6. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Toimintaterapia: Luovutamme asiakkaan kuntoutusta koskevia tietoja asiakkaan hoitavalle taholle kuntoutusjakson päättyessä. Tietoja luovutetaan potilashallintajärjestelmälle (Diarium). Asiakkaan kuntoutuksen maksavasta tahosta riippuen KELA, terveyskeskus, vakuutusyhtiö, keskussairaala.
Tunnevyöhyketerapia: Luovutamme asiakkaan tietoja (vain asiakkaan nimi) kirjanpitoyritykselle WT företagstjänster Ab Oy sekä ajanvarausjärjestelmä Slotti saa tiedon asiakkaista asiakkaan tehdessä ajanvarauksen.

7. Käsittelyn kesto
• Toimintaterapiassa tietoja säilytetään 120 vuotta asiakkaan syntymästä ja 12 vuotta kuolemasta.
• Tunnevyöhyketerapian tietoja säilytetään 10 vuotta viimeisestä käynnistä (kirjanpitolaki).
• Kirjanpitoyritys käsittelee ja säilyttää tietoja heidän lainsäädäntönsä mukaisesti.
• Laskutus: Kela, vakuutusyhtiö, terveyskeskus, sairaala käsittelevät ja säilyttävät tietoja heidän
lainsäädännön mukaisesti.

Rekisterinpitäjä käsittele henkilötietoja. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

8. Rekisterin suojaus
Paperiarkisto on lukittu ja sijaitsee lukitussa työhuoneessa johon muilla talon henkilökunnalla ei ole pääsyä. Tietokoneella tehtävä kirjaaminen Diarium potilashallintajärjestelmään – tietokone on salasanasuojattu, Diarium ohjelma on salasanasuojattu, Palse – palveluseteliohjelmisto on salasanasuojattu. Tietokoneella tehtävät tiedostot ovat tallennettu ulkoiselle kovalevylle joka on salasanasuojattu ja kryptattu ja se säilytetään lukitussa tilassa. Yhteystiedot, kuten puhelinnumerot, ovat tallennettu puhelimeen joka sormenjälki- salasana suojattu.

9. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

10. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.